بعد إنطلاقة المشروع، كيف سأقوم بالتحديث على بيانات المشروع؟
بعد أن قمت في مرحلة التخطيط بإعداد خطة مشروع تفصيلية ذكرت فيها جميع المهام التي ستنفذ في المشروع وعلاقة هذه المهام مع بعضها البعض وما هي الموارد التي ستحتاجها لتنفيذ هذه المهام ومتى سيتم البدء في كل مهمة ومتى سيتم الإنتهاء منها. كل ذلك وبتفصيل وقمت بعرض الخطة على راعي المشروع وعلى الجهة المستفيدة وتم اعتمادها والموافقة عليها. الآن أنت جاهز للبدء بمرحلة التنفيذ للمشروع وسترسل فريقك إلى الميدان للبدء بتنفيذ المهام المناطة بكل واحد منهم. لكن السؤال هو كيف سيتم تحديث بيانات المشروع بحيث ترصد القيم الفعلية للتنفيذ Actual Values لمقارنتها لاحقاً بالقيم المخططة Baseline Values؟ وكيف سيقوم كل عضو في فريقك بتزويدك بحالة المهام التي يعمل عليها بشكل دوري وبنفس الآلية دون أن يحدث اختلاف بين كمية المعلومات المجمعة عندما تقوم أنت كمدير المشروع بمعالجتها على مستوى المشروع؟
للإجابة على هذه التساؤلات نستعرض هنا ثلاثة استراتيجيات مقترحة للتحديث على بيانات المشروع ورفعها لمدير المشروع، ومن الجدير بالذكر أن مدير المشروع لابد أن يحدد ومن البداية أي الإستراتيجيات سيعتمد ويشرحها لفريقه لاعتمادها لغرض توحيد طريقة التحديث وتنسيق البيانات التي سترفع له بشكل دوري أثناء تنفيذ المشروع. وهذه الإستراتيجيات الثلاثة هي:
- استخدام نسبة الإنجاز %Complete: وتعتبر هذه الإستراتيجية هي الأكثر إستخداماً لسهولة التطبيق ولإمكانية التقرير عن حالة المشروع بشكل سريع، وتقوم على أساس أن كل عضو في الفريق يتم اسناد مجموعة من المهام له من قبل مدير المشروع ويبدأ هو بالعمل عليها ويزود مدير المشروع بالتحديث على هذه المهام من خلال ذكر نسبة الإنجاز مقابل كل مهمة، فيقوم مدير المشروع بدوره بتجميع هذه النسب على مستوى المشروع ويعرف بذلك نسبة الإنجاز للمشروع حتى تاريخه. لكن عيب هذه الطريقة يكمن في كونها غير دقيقة وكل قيمها تكون تقديرية حتى يتم انجاز المهمة بشكل نهائي، وعندها فقط يمكن التحقق من دقة البيانات المرفوعة، فمثلاً قد تكون نسبة الإنجاز لمهمة ما (لم تكتمل حتى الآن) تفسر من قبل عضو الفريق بـ 40% بينما يراها مدير المشروع 30% في حين أن العميل قد يراها 5%!
- استخدام تاريخ البداية الفعلي للمهمة Actual Start وتاريخ الإنتهاء الفعلي للمهمة Actual Finish: ويتم من خلال هذه الإستراتيجية تحديث بيانات المشروع من خلال تزويد مدير المشروع بالتاريخ الفعلي للبدء بالمهمة عند ابتدائها، ثم تزويده لاحقاً بالتاريخ الفعلي لنهايتها بعد انجازها كاملة والموافقة عليها من قبل الجهة المستفيدة. وتعتبر هذه الطريقة من أكثر الإستراتيجيات دقة على الإطلاق لأنها لا ترفع لمدير المشروع إلا البيانات الفعلية فقط، لكن يعيبها أن مدير المشروع لا يستطيع أن يعطي تصور كامل عن أداء وحالة المشروع إلا في مراحل متأخرة وبعد اكتمال البيانات جميعها لديه.
- استخدام المدة الزمنية المنقضية من المهمة Actual Duration والمدة الزمنية المتبقية لإنهاء المهمة Remaining Duration: ويتم من خلال هذه الإستراتيجية تحديث بيانات المشروع من خلال تزويد مدير المشروع بالمدة الزمنية المنقضية من المهمة حتى تاريخه (فعلي)، وكم يحتاج الفريق من وقت باقي لإتمامها بشكل نهائي (توقع). وتأتي هذه الطريقة كحل وسط بين الطريقة الأولى (نسبة الإنجاز) والطريق الثانية (تاريخ البداية والإنتهاء الفعلي للمهمة)، حيث أنها أدق من الطريقة الأولى لأنها تعطي جزء من المعلومة فعلي ودقيق وهو (المدة الزمنية المنقضية من المهمة حتى تاريخه Actual Duration)، وتعتبر أسرع من الطريقة الثانية في عملية التقرير عن حالة المشروع حيث أنها تتنبأ بالجزء الثاني من المعلومة وهو (المدة الزمنية المتبقية لإنهاء المهمة Remaining Duration) ولا تنتظر حتى نهاية العمل كاملاً لإعطاء القيم الفعلية فقط. لكن يعيبها أن المدة الزمنية المتبقية في بعض المهام قد تتغير فيما بعد وبالتالي تعطى نسبة خطأ معينة في البيانات المرفوعة لمدير المشروع، كما أنها أبطأ قليلاً من طريقة (نسبة الإنجاز) في التقرير عن حالة المشروع.
في النهاية وكما ذكرنا سابقاً، مدير المشروع هو من يقرر أي الإستراتيجيات الثلاثة السابقة هي الأنسب لإستخدامها مع مشروعه القادم بما يضمن نجاح وتفوق هذا المشروع.
كتبه: مازن الوحش، مستشار ومدرب في ادارة المشاريع وتطوير الأعمال
