التخطيط للمشاريع – أساس النجاح
يعتبر التخطيط من أهم الأمور في الحياة سواء على الصعيد الشخصي أو المهني لتحقيق الأهداف والنجاحات. لذا فإنه نجاح أي مشروع أو عمل يعتمد بشكل أساسي على التخطيط الجيد بطريقة صحيحة وسليمة خالية من الأخطاء قبل البدء بالمشروع.
ومن هنا يمكننا تعريف التخطيط على أنه أول الوظائف الادارية وحجر الأساس لأي مشروع أو منشأة، ويقوم بها المدير لتسهيل الوصول للهدف الأساسي للمنشأة. لذلك فهو يسبق أي عمل تنفيذي ويحدد الأعمال التي يجب القيام بها في المستقبل بالوقت والكيفية.
لماذا نخطط للمشاريع؟
تعتبر مرحلة التخطيط من أهم مراحل أي مشروع، فالتخطيط بدقة يحدد دقة التنفيذ ويساعد في إتمام العمل بأعلى جودة ممكنة. ولأن التخطيط السيء أو عدم التخطيط كان سببًا لفشل العديد من المشاريع، أصبح الكثير من الأشخاص يدركون أهميته جيدًا ليكون الركيزة الأساسية التي تقوم عليها جميع مراحل المشروع.
تعتمد الادارة مرحلة التخطيط بدافع التقليل من مخاطر المشروع وزيادة احتمالية النجاح من خلال رسم هيكلية شاملة وخطة مفصلة للعمل بدراسة دقيقة تشمل كافة النواحي، الأمر الذي يسهل الوصول للنتائج المرجوة والأهداف العامة للمنشأة في أقصر وقت وبأقل التكاليف أيضًا!
أهمية التخطيط
يعتبر التخطيط الجسر الذي يبين الوضع الحالي وما نريد أن نكون عليه في المستقبل بتحديد الوقت والكيفية. وإن عملية التخطيط من محددات فشل أو نجاح المشروع، حيث يمهد الطريق الصحيحة للبدء بالمشروع قبل التنفيذ. أي أنه خطوة لابد منها في ادارة أي عمل وليس مجرد مضيعة للوقت والجهد كما يدعي البعض.
وحتى تكون خطة المشروع ناجحة يشترط أن تكون واقعية قابلة للتطبيق، وشاملة تفصيلية لكافة نظام العمل، بداية من وضع الأهداف لتطبيقها. ويجب الأخذ بعين الاعتبار احتمالية مواجهة أي تغيرات خارجية قد تسبب تعديلات على الخطة، لذا يجب إعادة النظر في الخطة والاستمرار في تحديثها لمواكبة كافة التغييرات.
بعض التغيرات التي يواجهها رواد ورجال الأعمال أثناء وضع الخطة
- تغيرات تقنية.
- تغيرات سياسية
- التغير في العوامل الاقتصادية أو الاجتماعية والثقافية.
- التغيرات في الموارد البشرية والمادية.
- التغيرات في الهيكلية الادارية وثقافة المنظمة.
- التغيرات في الاستهداف وأذواق واهتمامات العملاء.
من يقوم بالتخطيط؟
تقع مسؤولية التخطيط على كل فريق العمل القائم على المشروع بالاضافة للمدير. ولضمان نجاح عملية التخطيط يشترط أن تتم باشراف مدير أو مجموعة المدراء ذوي الخبرة الطويلة في هذه العمل والمجال. حيث تقع مسؤولية القرار والتحقق من جودة الخطة على المدير أو المشرف على المشروع، كما ويطلب منهم التأكد أن هذه الخطة تتطابق مع حاجات المنشأت ومشاريعها المختلفة ولا تعارضها بأي شكل من الأشكال.
أهم عناصر التخطيط
يشمل تخطيط المشروع العديد من العناصر، وأهمها الهدف العام للمنشأة والهدف من المشروع، وتحديد نظاق المشروع والميزانية والقيود، والجهات المهتمة بالمشروع، وتصميم وتنظيم الهيكلية الادارية للمشروع، وتحديد المراحل الأساسية للمشروع والتوقعات، والمخاطر، كما يفضل وضع خطة بديلة لأي احتمال للفشل. كما ويتطلب تحديد كافة الاحتياجات اللوجيستية للمشروع.
وفي الختام هناك بعض الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار أثناء التخطيط لضمان الحصول على خطة جيدة وعملية!
- ما مدى أهمية هذا المشروع للمنشأة؟ وهل يخدم الهدف العام لها؟
- يجب تحديد علاقة المشروع بباقي المشاريع القائمة بالمنشأة
- يجب تحديد الوقت والجهد الذي يتطلبه التخطيط بحيث لا يستغرق وقتًا كبيرا
- أن تكون الأهداف المطلوبة قابلة للقياس وللتنفيذ
- المتابعة مع المشرف القائم على المشروع أثناء التخطيط
- التركيز بالصياغة الزمنية في كافة المراحل
- توثيق كل الامور المطلوبة الخاصة بالمشروع كتابةً
