أمور يجب أن تعرفها عن إدارة المشاريع
إذا كنت على وشك أن تصبح مسؤولاً عن ادارة المشاريع الخاصة بك، أو كنت تحتاج إلى فهم هذا النوع من الادارة لغرض ما، فنحن اليوم في هذه المقالة سنفتح لك الباب إلى هذا العالم، لتتعرف على مصطلح ادارة المشاريع، وما هي أهم الأمور التي يتضمنها هذا المصطلح.
مفهوم ادارة المشاريع:
مع تسارع عجلة الحياة في العصر الحالي وتكاثر المشاريع الموضوعة لتحقيق أهداف مختلفة، فقد أصبح فهم ادارة أي مشروع ضرورة لا شك فيها، إذ تشمل ادارته على جميع الأساليب المستخدمة لإنجاز المشروع في زمنه وتكلفته وجودته المطلوبة، حتى يرقى إلى الغاية المنشودة.
المشروع:
وقبل أن نفصل في تعريف مفهوم ادارة المشاريع، فإنه لا بد أولاً من الحصول على تعريف واضح لمفهوم المشروع نفسه، ومن هنا يمكن تعريفه حسب (Turner) بأنه “نشاط تستخدم فيه موارد معينة، وتنفق فيه الأموال للحصول على منافع خلال فترة متفق عليها”.
دورة حياة المشروع:
يقوم مدراء المؤسسات عادة بتقسيم المشاريع الخاصة بهم إلى عدة مراحل، بحيث يتيح هذا لهم أكبر قدر من الرقابة الإدارية، ومن شأن دورة حياة المشروع أن تساعدهم في ذلك منذ الخطوة الأولى للمشروع عند دراسة الجدوى له.
ويمكن تحديد أربع مراحل تمر بها دورة حياة المشروع:
- مرحلة بدء المشروع: وهي المرحلة التي يتم فيها التعرف على المشكلة، وتحديد الحلول المتاحة لها، ودراسة الجدوى الخاصة بالمشروع.
- مرحلة التخطيط التفصيلي: يساعد التخطيط التفصيلي على توضيح خطة المشروع والموارد والجودة، والخطة المالية وخطة ادارة المخاطر وغيرها من الخطط التي يحتاجها المشروع.
- مرحلة التنفيذ: ويتم في هذه المرحلة تنفيذ جميع الخطط التي وضعت ومراقبتها.
- مرحلة إنهاء المشروع: وهي المرحلة التي يتم فيها تسليم مخرجات المشروع، وإغلاق جميع العقود والموارد، وإجراء مراجعة نهائية للمشروع.
أما عن المفهوم نفسه لادارة المشاريع، فهو مجموعة من الأنشطة والفعاليات من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة، والتي تطبق على المشروع للوصول إلى جودة عالية، تحقق الهدف المنشود منه.
ويمكن اعتبار ادارة المشاريع انعكاساً للاستخدام الأمثل للموارد المتاحة للمشروع، واستخدامها للوصول إلى هدفها بأعلى جودة ممكنة.
الهدف من ادارة المشاريع:
يرجع الهدف الأساسي من ادارة مشاريع مؤسسة ما إلى مساعدة المدراء على تحديد المشاكل التي يمكن أن تصاحب المشروع قبل أن تحدث، وتصحيحها، بالإضافة إلى اتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب للوصول إلى أهداف المشروع.
أهمية ادارة المشاريع:
إن هذا العلم المهتم بادارة المشاريع لم يكن ليوجد دون أن يكون له أهمية كبرى تستدعي وجوده، ويمكن حصر تلك الأهمية من خلال النقاط التالية:
- زيادة فعالية وكفاءة عمل المؤسسة.
- إنجاز أعمال أكثر بوقت أقل وقوى بشرية عاملة أقل.
- مساعدة المدراء على حل المشكلات.
- مساعدة المؤسسة على اتخاذ القرارات الصحيحة.
- تقليل صراعات القوى الموجودة في المؤسسة.
- مساعدة العاملين على معرفة العمل المطلوب منهم في مرحلة من مراحل المشروع.
- تسهيل تسليم وتقييم كل مرحلة من مراحل المشروع.
- تمكين عملية الرقابة على كل مرحلة من مراحل المشروع.
ما هي عناصر ادارة المشاريع؟
يتفق المختصون على وجود مجموعة من العناصر التي يجب الاهتمام بها عند ادارة أي مشروع، والتي يمكن إجمالها فيما يلي:
- ادارة نطاق المشروع: وهي التخطيط ودراسة كافة عناصر المشروع قبل البدء فيه.
- ادارة وقت المشروع: لا بد أن يكون هناك بداية ونهاية محددتين وواضحتين لتنفيذ المشروع، ووضع جدول زمني لأنشطة المشروع وتحديد وقت البداية والنهاية لكل مشروع والالتزام به.
- ادارة تكلفة المشروع: ينبغي تحديد الموارد المخصصة لتنفيذ نشاطات المشروع، والتأكد من أن ما ينفق على تنفيذ المشروع يساوي الموازنة المخصصة للمشروع في بدايته.
- ادارة جودة المشروع: لا يجب أن لا يقل الاهتمام بجودة المشروع عن الاهتمام بالوقت والتكلفة، فلا يمكن اعتبار إنجاز المشروع دون أن يطابق مواصفات محددة لجودته، والتي تؤثر بشكل كبير على تكلفة المشروع.
- ادارة الموارد البشرية: لا بد لادارة ناجحة للوقت والتكاليف والجودة من وجود مدير للمشروع قادر على ممارسة وظائف الادارة من تخطيط ورقابة على كل ما يخص خطة تنفيذ المشروع.
- ادارة التواصل: بمعنى تسهيل التواصل مع كل من المانحين وأفراد فريق العمل وغيرهم من الجهات المعنية، بحيث تنفذ خطة المشروع بسهولة وسلاسة ويسر.
- ادارة المخاطر: تتواجد المخاطر في كل مكان، لذلك فإنه من المستحسن أو حتى الواجب لنجاح المشروع محاولة التنبؤ بالمخاطر المحتملة التي قد تصيبه، والنظر في أي حلول أو تعديلات يمكن إجراؤها.
- ادارة التوريد: أي ادارة عمليات الشراء والتوريد للمنتجات والخدمات خلال مرحلة تنفيذ المشروع.
تعقيباً على ما قد سبق، فإنه لا بد من أن تحكم قبضة سيطرتك على جميع العناصر التي ذكرناها، فمن خلال معرفة وفهم جميع تلك العناصر، والتنسيق فيما بينها طوال فترة حياة المشروع، ستستطيع النجاح في ادارة مشاريعك.
ما هي العوامل التي تزيد من نجاح ادارة المشاريع؟
لا بد دوماً من البحث والتركيز على العوامل التي يمكن لها أن تزيد من قدرتك على النجاح في ادارة المشاريع، ومن الأمثلة على بعض هذه العوامل ما يلي:
- العمل على ادارة المشروع بوعي وكفاءة عالية.
- وجود المؤهل لدى مدير المشروع للقيام بعمله على أكمل وجه.
- التخطيط الاستراتيجي للمشروع.
- وجود مهارة إدارية عالية وتطويرها باستمرار لدى فريق العمل.
- القدرة على ادارة الوقت بشكل صحيح.
- القدرة على اتخاذ القرارات السليمة.
- إدراك طبيعة السوق والمنافسين والمخاطر التي تحيط بالمشروع.
- الاهتمام باستخدام التقنيات الحديثة، والاستعانة بأصحاب الخبرة العالية.
- العمل بروح الفريق.
من خلال هذه المدونة، نكون قد فتحنا لك الباب أما عالم ادارة المشاريع، ولكن تذكر دائماً أنها ليست بالمهمة البسيطة التي يمكن أن تنجزها من خلال اتباع كتيب إرشادات، بل لا بد لك للوصول إلى درجة عالية فيها من البحث والتعلم والممارسة. ولعلك قد تواجه بعض الصعوبات والمشاكل في المرات الأولى فيها، إلا أنك ستستطيع فيما بعد أن تتجاوزها واحدة تلو الأخرى، ولعلك تصبح يوماً ما رائداً في عالم ادارة المشاريع.
