كيف تكتب خطة عمل ناجحة؟
إذا كنت بصدد البدء بمشروع جديد، فمن المؤكد أنك سمعت عن خطة العمل Business Plan التي يحتاجها أي مشروع جديد قبل تنفيذه، ولكن هل تعلم كيف تكتب هذه الخطة؟ وما هي التفاصيل التي ينبغي أن تحتوي عليها؟
إن التخطيط بشكل عام هو واحد من المهارات الأساسية التي يتوجب أن يمتلكها كل إنسان يطمح للوصول على مستقبل مشرق وواعد، وهي على وجه الخصوص مهارة أساسية لدى مديري المشاريع ورياديي الأعمال بصفتهم مسؤولون عن قيام المشاريع ونجاحها، ولا بد لهذا النجاح من بداية صحيحة تتمثل في كتابة خطة عمل محكمة قبل البدء بأي خطوة من خطوات المشروع.
خطة العمل:
تعد كتابة خطة العمل واحدة من المهام التي ينبغي على كل مدير مشاريع وريادي أعمال أن يكون على دراية بكتابتها وبتفاصيلها، وهي المرحلة الأولى من دورة حياة المشروع التي تسبق التنفيذ والرقابة، إذ أنها تحدد المسار الصحيح الذي ينبغي أن يسير عليه المشروع، بحيث يكلل بالنجاح، ولا بد لنا أن نتذكر دوماً أن هذه الخطة بحاجة دوماً إلى الاستمرارية والتطوير طالما كان المشروع قائماً.
ما هي الفائدة من كتابة خطة العمل؟
إن خطة العمل ليست رفاهية أو كمالية من كماليات إدارة المشاريع، بل هي محطة مهمة يمكنها أن تساعدك على النجاح في إدارة مشروعك الجديد أو حتى القائم، ويمكن إيجاز الفوائد التي ستحصل عليها من كتابة خطة العمل في النقاط التالية:
- تساعدك على تحديد أهداف مشروعك بدقة.
- تساعدك على وضع تصور حول مشروعك، وترتيب جميع أفكارك حوله.
- تساعدك على فهم استراتيجية العمل خلال تنفيذ المشروع.
- تساعدك على دراسة السوق الذي يستهدفه المشروع وكل ما يتعلق به من عملاء ومنافسين.
- تساعدك على تصور المعيقات التي قد تواجهك أثناء تنفيذ المشروع، ووضع خطة لتجنبها أو حلها.
- تساعدك على حصر التكاليف ووضع تصور للميزانية التي يحتاجها المشروع.
- تساعدك على ضبط الجدول الزمني للمشروع وادارة مهامه بكفاءة أعلى.
- التخطيط الجيد يقلل من حجم الفشل والخسائر.
- تساعدك على رؤية مستقبل المشروع وتطوراته.
كيف تكتب خطة عمل ناجحة؟
لنجاح خطة عمل المشروع التي تكتبها، لا بد أن تكون ملماً بالعناصر التسعة التي يجب أن تتضمنها، ولا بد أيضاً من الاهتمام بكافة هذه العناصر دون إهمال أحدها على حساب الآخر، ويمكن تلخيص عناصر خطة العمل على النحو التالي:
- ملخص تنفيذي للمشروع: إن الملخص التنفيذي هو الفصل الأول في خطة عمل مشروعك، ومن خلاله ستقوم بتعريف مشروعك من خلال تناول النقاط الرئيسية له فقط كالأهداف والمميزات، دون الدخول في التفاصيل، ويصمم عادة في صفحة أو اثنتين على الأكثر، بحيث يشعر القارئ بالحماسة لسماع المزيد عن المشروع عند قراءة تلك الصفحة.
- نظرة عامة حول المشروع: يتضمن هذا القسم من الخطة وصف المشروع، بحيث تصف المشكلة التي يعاني منها عملاؤك، وما هي الحلول التي ستقدمها لهم من خلال مشروعك لحل مشكلتهم.
- إعداد خطة التسويق: بعد أن تكون قد نجحت في تفصيل المشكلة والحلول المقدمة لها، فعليك الآن أن تركز على الخطة التسويقية لمشروعك، والتي ستتضمن تحليل السوق والقطاع الذي تستهدفه ومنافسيك فيه، وتحديد الجمهور وحجمه واحتياجاته، وغيرها من الأبحاث التي تحتاجها على السوق المستهدف، والتي ستدعم خطتك لتصبح فعالة أكثر.
ولا تنس في هذه المحطة أن تحدد العميل المثالي لمشروعك، ومن هم العملاء الرئيسين الذين يستهدفهم مشروعك.
وفي هذا القسم أيضاً من خطة العمل، ستقوم بعرض ما يقدمه مشروعك من منتجات وخدمات من وجهة نظر العملاء لا من وجهة نظرك كصاحب للمشروع.
- الخطة التشغيلية أو الإنتاجية: تضم الخطة التشغيلية تفاصيل المعدات والأدوات التي يحتاجها بالمشروع، بالإضافة إلى التكنولوجيا والطاقة الإنتاجية اللازمة لتشغيل المشروع والبدء بتنفيذه، والتركيز على الأعمال والأولويات التي يجب الالتزام بها لتحقيق أهداف خطة العمل.
- الخطة التطويرية: ذكرنا مسبقاً أن خطة العمل لا بد أن تكون مستمرة ومتطورة، وفي هذا الفصل فإنه يتم وضع خطة مستقبلية تخص التطويرات والتحسينات التي يمكن تطبيقها، والتي ستعزز من نسبة نجاح المشروع.
- الخطة المالية: كثيراً ما يعتقد البعض أن كتابة هذا الفصل مخيفة، ولكن عندما ستبدأ في كتابة الخطة المالية لمشروعك الجديد فستجد أنها ليست كما تعتقد. تحتوي هذه الخطة على القوائم المالية الخاصة بمشروعك مثل المبيعات والإيرادات المتوقعة وقائمة الدخل والميزانية العمومية خلال السنة الأولى، وخلال السنوات الثلاث أو الخمس القادمة، وغيرها من التقارير والكشوفات التي يحتاجها المشروع.
- الإدارة والتنظيم: يحتوي هذا القسم على وصف للفريق التي يقوم على تنفيذ المشروع من مسؤولين وموظفين، وما يمتلكونه من مهارات وخبرات مهمة لنجاح المشروع، وكيف تتم اختيار الفريق وادارة مهامه بحيث يكون قادراً على تحويل فكرتك إلى مشروع عظيم!
- الملاحق: تضاف في نهاية خطة العمل جميع الرسومات البيانية والكشوفات المالية الخاصة بالمشروع.
ما هو الحجم المناسب لخطة العمل؟
إذا كنت ما زلت تبحث عن إجابة حول سؤال حجم خطة العمل، فإن الإجابة هي أنه لا يوجد حجم محدد لخطة العمل، وإنما تختلف باختلاف الأهداف التي تسعى إليها، وباختلاف طبيعة المشروع الخاص بها.
قد تحتاج في بعض الأحيان إلى الحصول على دورات خاصة بتعليم كتابة خطة العمل، وقد تكون هذه فرصتك للتغلب على رهبة كتابة خطط الأعمال للمرة الأولى، وفرصة جيدة لتحسن من مهارتك في وضع خطط العمل وكشف أخطاءك السابقة وتصحيحها.
على الرغم من أن وضع خطة جيدة لن يضمن لك النجاح في مشروعك، ولكن حتماً إن تجاوز هذه الخطة واهمالها سيكون السبب الأساسي في فشل المشروع وخسارته، وبالطبع فأنت لا تنشئ المشاريع لخسارتها!
